第一章  總則

　　第一條  為加強我校舉辦國際會議和出國（境）參加國際會議的管理，規範程序，提高舉辦國際會議和出國（境）參加國際會議的效益，根據中共中央辦公廳、國務院辦公廳《關于在華舉辦國際會議的管理辦法》、教育部《關于在華舉辦國際會議管理辦法的實施細則（試行）》和江蘇省人民政府的有關文件精神，結合我校實際，制定本管理辦法。

第二章 舉辦國際會議

　　第二條  申請舉辦國際會議應具備的條件：
　　（一）申請舉辦國際會議的單位（學科）在會議的學術領域有較強的教學及科研力量，教學、科研水平較高，一般應在國内處于領先地位。
　　（二）能夠征集到國内外具有較高學術水平的論文，并能夠邀請國際及國内的著名學者出席會議。
　　（三）得到有關主管部門的同意和支持。
　　（四）能夠落實會議經費，須提供相應的證明材料，并具備會務及接待工作的能力。
　　第三條  申請舉辦國際會議的程序：
　　（一）凡申請舉辦國際會議，原則上應提前一年由所在學院領導認真研究後填寫《金沙短信特邀送58舉辦國際會議申請表》（附件一），送國際合作與交流處和宣傳部審核後呈報分管校長批準，由國際合作與交流處拟文上報上級主管部門。
　　（二）申請報告應包括以下内容：
　　1.舉辦國際會議的必要性以及所具備的條件。
　　2.會議的主要議題和組委會的主要成員。
　　3.舉辦會議的時間、地點、規模（中、外學者人數）。
　　4.提供拟邀請的國外及港、澳、台地區代表的名單、職務、職稱、單位及通信地址。
　　5.如會議需要安排專業性質的考察，須寫清楚專業考察的範圍及地區并說明線路。
　　6.會議經費預算及其來源，并附相關證明材料。
　　（三）待上級主管部門批準下文後，承辦單位方應積極開展各項籌備工作。
　　（四）确定正式邀請參加國際會議的海外代表名單後，承辦單位應在會前至少2個月填寫《金沙短信特邀送58聘請外籍專業人員審批表》（附件二）報送國際合作與交流處，由國際合作與交流處統一向上級主管部門申辦其來華簽證事宜。
　　第四條  舉辦國際會議的注意事項：
　　（一）确定會議議題、準備會議材料、國内代表發言以及會議期間安排的參觀考察活動，均不得違反國家有關保密規定。
　　（二）會議所需經費主要由承辦單位籌備解決，對申請有金沙短信特邀送58學術交流基金者，可依據《金沙短信特邀送58學術交流基金管理辦法》予以一定資助，經費使用應符合學校财務制度，會議結束後應及時進行财務決算。
　　（三）對國際組織要求在我校舉辦的學術會議，需區别情況對待：如我國是該組織的成員國，應盡會員國義務，可考慮同意在我校舉辦；對我國未參加的國際組織要求在我校舉辦的會議，應認真研究利弊，慎重對待。
　　（四）原則上不邀請未建交國家人員出席會議。如有特殊需要，須事先通過國際合作與交流處報上級主管部門審批。
　　（五）原則上不邀請外國記者和外國駐華使、領館人員參加會議，如需要，須專案報批。
　　（六）一般不承諾外國代表的會後旅遊事宜。如代表提出要求，應與國際合作與交流處商定。
　　（七）一切涉外事宜，均應事先與國際合作與交流處溝通，以便及時請示報告，妥善處理。
　　第五條  國際會議結束後的總結工作：
　　（一）會議結束後，承辦單位要認真總結經驗，按提綱要求（附件三）在一個月内寫出書面總結，送國際合作與交流處，由國際合作與交流處上報上級主管部門。
　　（二）承辦單位必須将有關會議始末的全套材料（包括會議通知、名冊、提交論文、批文及有關會議的錄音、錄像、照片及會标、會議報道等有保存價值的材料），于一個月内整理完畢，送國際合作與交流處，由國際合作與交流處整理歸檔。

第三章  出國（境）參加國際會議

　　第六條  學校依據金沙短信特邀送58學術交流基金管理辦法鼓勵全校師生員工參加國際學術會議，以提高學校的整體教學質量和學術研究水平，擴大學校的國際影響。
　　第七條  拟參加的國際會議主題應與申請者專業領域緊密相關。學校視情況作出是否同意和資助參加國際會議的決定。
　　第八條  出國（境）參加國際會議必須具備良好的外語聽說能力，且符合下列條件之一：
　　（一）會議的組織（主持）者、報告人。
　　（二）署名單位是金沙短信特邀送58的錄用論文作者。
　　第九條 出國（境）參加國際會議必須提供以下材料方可申請：
　　（一）會議正式邀請函。
　　（二）論文被大會錄用的證明材料。
　　（三）被大會錄用的論文原文或主要内容摘要。
　　（四）會議通知。
　　第十條  參加國際會議至少提前3個月（上級主管部門審批和申請簽證的基本要求）向學校國際合作與交流處提出申請。未按期申報，若延誤參會，申請者自行負責。
　　第十一條  學校國際合作與交流處接受申請後，及時審核，對符合條件的申請報分管校領導審批。
　　第十二條  經批準參加國際會議人員的經費開支，必須遵守學校财務管理的有關規定，超出規定部分由有關人員自己承擔。學校将依據有關規定對參加高水平國際會議的教師給予資助。
　　第十三條  國際合作與交流處負責對參會人員給予必要的出國指導、辦理出國手續等。參會人員所在單位負責協助職能部門做好出國人員的管理工作，明确出國參會的目的、任務等内容，加強與參會人員的交流與聯系。
　　第十四條  參加國際會議的在職人員必須持因公護照，參會回國後一周内必須将護照交國際合作與交流處，集中管理。
　　第十五條  學校鼓勵教師從校外其它途徑獲取出國（境）參加國際會議的經費。
　　第十六條  參加學術活動返校一月内，應向國際合作與交流處提交參會總結。
　　第十七條  參加國際會議的教師回國之後必須按以下要求進行彙報總結和報賬，否則不予報銷費用：
　　（一）上交參加會議所發放的圖書、光盤及其它資料到圖書館保存。
　　（二）在學院或全校範圍内作相關學術報告或通報有關情況。
　　第十八條  未經批準，自行決定參加國際會議者，所有費用由參加者自行承擔。
　　第十九條  前往香港、澳門和中國台灣地區參加會議和論壇，參照上述辦法執行；前往中國台灣地區參加學術會議和論壇，須提前4個月以上申請。
　　第二十條  本辦法由國際合作與交流處負責解釋。
　　第二十一條  本辦法自發布之日起施行。